1.Wie is verantwoordelijk?
HorecAll is een handelsnaam van YLnet, KvK 88409767Nieuwe Nonnendaalseweg 346, 6542 PN Nijmegen
Privacycontact: support@horecall.app
2.Wanneer is HorecAll verwerkingsverantwoordelijke?
- Bij verkoop, offerte- en klantrelatiebeheer met ondernemers en contactpersonen.
- Voor facturatie, debiteurenbeheer en wettelijke bedrijfsadministratie.
- Voor supportcorrespondentie voor zover HorecAll het doel daarvan zelf bepaalt.
- Voor de HorecAll-website, formulieren, beveiliging, fraudepreventie en bepaalde technische logs.
- Voor nieuwsbrieven of marketing van HorecAll, voor zover toegestaan of gebaseerd op toestemming/gerechtvaardigd belang.
- Voor sollicitaties bij HorecAll indien later personeel wordt geworven.
3.Wanneer is de werkgever/klant verantwoordelijk?
Als een werkgever of andere Klant medewerkers aan HorecAll toevoegt, roosters maakt, uren registreert, documenten uploadt of verlof verwerkt, bepaalt die organisatie doorgaans het doel van de verwerking. HorecAll verwerkt die gegevens voor de Klant. Een medewerker die vragen heeft over de rechtmatigheid, bewaartermijn of inhoud van zijn personeelsgegevens kan daarom in eerste instantie bij de eigen werkgever terecht. HorecAll helpt de werkgever waar de AVG dit vereist.
4.Welke gegevens verwerkt HorecAll voor eigen doeleinden?
| Categorie | Voorbeelden |
|---|---|
| Zakelijke contactgegevens | Naam, functie, organisatie, e-mail, telefoon, correspondentie. |
| Account-/contractgegevens | Organisatienaam, abonnement, modules, contractstatus, bevoegde contactpersonen. |
| Facturatie | Factuuradres, btw-/KvK-gegevens, factuurhistorie, betaalstatus; betaalgegevens voor zover via betaalprovider verwerkt. |
| Support | Supporttickets, communicatie, technische context en bestanden die vrijwillig voor diagnose worden verstrekt. |
| Website | IP-adres, browser-/apparaatinformatie, cookievoorkeuren en analytics voor zover geactiveerd. |
| Security/techniek | Loginmomenten, IP-adressen, device-/appversies, fout- en beveiligingslogs, mislukte loginpogingen. |
| Marketing | Voorkeuren, nieuwsbriefstatus, zakelijke interesse en interactie met communicatie voor zover rechtmatig gemeten. |
5.Doeleinden en grondslagen
| Doel | Grondslag |
|---|---|
| Overeenkomst uitvoeren en account leveren | Uitvoering overeenkomst / gerechtvaardigd belang bij zakelijke contactpersonen. |
| Facturatie en fiscale administratie | Wettelijke verplichting en uitvoering overeenkomst. |
| Support en klantcommunicatie | Uitvoering overeenkomst en gerechtvaardigd belang in goede dienstverlening. |
| Beveiliging, misbruikpreventie en logging | Gerechtvaardigd belang in beveiliging en naleving; waar van toepassing wettelijke verplichting. |
| Productverbetering met technische/geaggregeerde analytics | Gerechtvaardigd belang, mits privacy-impact beperkt; toestemming wanneer trackingregels dat vereisen. |
| Marketing naar prospects/klanten | Toestemming waar vereist of gerechtvaardigd belang binnen wettelijke B2B-kaders, met altijd een bezwaar-/afmeldmogelijkheid. |
| Voldoen aan juridische verzoeken | Wettelijke verplichting of gerechtvaardigd belang bij rechtsvorderingen. |
6.Personeelsgegevens in de Dienst
Afhankelijk van de gekozen modules kan HorecAll namens de Klant onder meer verwerken: naam/contact, functie/locatie, roosters, beschikbaarheid, gewerkte uren, clock-sessies, verlof/afwezigheid, rollen/rechten, documenten, notities, loon-/kosteninformatie en technische logs. De precieze categorieën zijn opgenomen in de DPA.
7.Met wie delen wij gegevens?
HorecAll deelt persoonsgegevens uitsluitend wanneer dit nodig is voor de Dienst, op instructie van Klant, voor wettelijke verplichtingen of voor eigen rechtmatige bedrijfsprocessen. Voorbeelden zijn hosting-, e-mail-, push-, monitoring-, support- en betaalproviders. Actuele partijen moeten in het Subverwerkersregister worden opgenomen. HorecAll verkoopt geen personeelsgegevens.
8.Doorgifte buiten de EER
HorecAll streeft ernaar personeelsdata in de EER te verwerken. Als een leverancier persoonsgegevens buiten de EER verwerkt, gebruikt HorecAll een geldige grondslag uit hoofdstuk V AVG, zoals een adequaatheidsbesluit of Standard Contractual Clauses, aangevuld met passende maatregelen waar nodig. De concrete landen en mechanismen staan in het Subverwerkersregister.
9.Bewaartermijnen
| Gegevens | Uitgangspunt |
|---|---|
| Contract-/factuuradministratie HorecAll | In beginsel 7 jaar voor gegevens die onder de fiscale bewaarplicht vallen. |
| Prospectinformatie zonder klantrelatie | Maximaal 24 maanden na laatste relevante contact, tenzij eerder bezwaar/verwijdering of een andere noodzaak geldt. |
| Supporttickets | In beginsel maximaal 24 maanden na oplossing, tenzij nodig voor contractuele, beveiligings- of juridische onderbouwing. |
| Securitylogs | Risicogebaseerd; standaarddoel 90 tot 180 dagen, met langere bewaring uitsluitend bij incidentonderzoek of wettelijke noodzaak. |
| Marketingtoestemming/bezwaar | Zolang nodig om toestemming of afmelding te kunnen aantonen; mailinglijst tot intrekking/bezwaar. |
| Personeelsdata van Klant | Volgens instructie van Klant en de DPA; na beëindiging volgens het Bewaar- en Verwijderbeleid. |
10.Beveiliging
HorecAll past passende technische en organisatorische maatregelen toe, waaronder toegangsbeperking, versleutelde verbindingen, tenant-isolatie, veilige authenticatie, back-ups, logging en incidentrespons. Details staan in het Security/TOMs-document.
11.Rechten
- Recht op inzage.
- Recht op rectificatie.
- Recht op verwijdering wanneer de voorwaarden daarvoor gelden.
- Recht op beperking.
- Recht op dataportabiliteit waar van toepassing.
- Recht van bezwaar bij verwerkingen op grond van gerechtvaardigd belang.
- Recht om toestemming in te trekken zonder dat eerdere rechtmatige verwerking wordt aangetast.
- Recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Voor gegevens die HorecAll namens een werkgever verwerkt, behandelt de werkgever het verzoek. Neem voor gegevens waarvoor HorecAll zelf verantwoordelijk is contact op via support@horecall.app. HorecAll kan redelijke informatie vragen om identiteit te verifiëren.
12.Minderjarigen
In horeca en retail kunnen minderjarige werknemers voorkomen. De werkgever blijft verantwoordelijk voor een passende grondslag, transparantie en aanvullende arbeidsrechtelijke bescherming. HorecAll gebruikt de leeftijd van werknemers niet voor marketing.
13.Geautomatiseerde besluitvorming en AI
HorecAll neemt als standaardverwerker niet zelfstandig besluiten met rechtsgevolg over werknemers. Eventuele toekomstige AI- of algoritmische modules worden beoordeeld op transparantie, menselijke tussenkomst, noodzaak en privacyrisico. Klant blijft verantwoordelijk voor het uiteindelijke werkgeversbesluit.
14.Wijzigingen
HorecAll kan deze privacyverklaring aanpassen bij wijzigingen in dienstverlening of wetgeving. De actuele versie vermeldt een versiedatum. Materiële wijzigingen worden via passende kanalen bekendgemaakt.
15.Contact en klachten
- Privacyvragen: support@horecall.app
- Algemene support: support@horecall.app
- Autoriteit Persoonsgegevens: www.autoriteitpersoonsgegevens.nl